A implantação do ambiente digital de gestão documental junto aos órgãos da Administração Pública dar-se-á gradualmente.

Assinatura digital: modalidade de assinatura eletrônica que utiliza algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e a integridade do documento, baseada em certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras — ICP-Brasil, nos termos da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001, para Prefeito, Vice-Prefeito e ordenadores de despesas;

Assinatura eletrônica: assinatura de documentos por meio de plataformas e mecanismos eletrônicos, inclusive por meio da Plataforma gov.br (conta gov.br), aplicável a servidores, fornecedores e demais envolvidos, observadas as normas vigentes, incluindo o Decreto Federal nº 10.543, de 13 de novembro de 2020, no que couber;

Assinatura eletrônica (credenciada): registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco com vistas a firmar determinado documento com sua assinatura, baseada em credenciamento prévio de usuário interno ou externo;

Autenticidade: credibilidade de documento livre de adulteração;

Captura de documento: incorporação de documento nato-digital ou digitalizado por meio de registro, classificação e arquivamento em sistema eletrônico;

Documento digital: documento armazenado sob a forma de arquivo eletrônico, inclusive aquele resultante de digitalização;

Documento digitalizado: documento obtido a partir da conversão de documento não digital, gerando uma fiel representação em código digital, podendo ser capturado por sistemas de informação específicos;

Integridade: propriedade do documento completo e inalterado;

Legibilidade: qualidade que determina a facilidade de leitura do documento;

Preservação digital: conjunto de ações gerenciais e técnicas de controle de riscos decorrentes das mudanças tecnológicas e fragilidade dos suportes, com vistas à proteção das características físicas, lógicas e conceituais dos documentos digitais pelo tempo necessário;

Processo eletrônico: sucessão de atos registrados e disponibilizados em meio eletrônico, integrado por documentos nato-digitais ou digitalizados;

Processo híbrido: conjunto conceitualmente indivisível de documentos digitais e não digitais, reunidos em sucessão cronologicamente encadeada até sua conclusão;

Usuário interno: autoridade ou servidor ativo da Prefeitura Municipal de Rio Verde de Mato Grosso/MS que tenha acesso, de forma autorizada, a informações produzidas ou custodiadas pelo Município;

Usuário externo: qualquer cidadão, órgão público ou pessoa jurídica que tenha acesso, de forma autorizada, a informações produzidas no âmbito do sistema eletrônico e que não seja caracterizado como usuário interno;

Usuário colaborador: estagiário ou prestador de serviços ativo da Administração Municipal, que tenha seu cadastramento solicitado pelo respectivo supervisor;

Autoridade certificadora: entidade autorizada a emitir, suspender, renovar ou revogar certificados digitais; bem como a emitir lista de certificados revogados e manter registros de suas operações;

Certificado digital: arquivo eletrônico que contém dados de uma pessoa ou instituição e um par de chaves criptográficas utilizados para comprovar identidade em ambiente computacional.

A assinatura eletrônica é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular o sigilo da senha.

Para todos os efeitos legais, no âmbito do ambiente digital, a assinatura eletrônica e a assinatura digital têm a mesma validade, quando emitidas e utilizadas conforme as normas aplicáveis.

Produzir documentos e processos eletrônicos com segurança, transparência, economicidade, sustentabilidade ambiental e, sempre que possível, de forma padronizada;

Possibilitar maior eficácia e celeridade aos processos administrativos;

Assegurar a proteção da autoria, da autenticidade, da integridade, da disponibilidade e da legibilidade de documentos digitais, observadas as disposições da Lei Federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;

Assegurar a gestão, a preservação e a segurança de documentos e processos eletrônicos no tempo.

Processo Administrativo (PA) é o instrumento destinado a estabelecer uma sequência organizada de atos e procedimentos, com workflow de processos e apresentação visual e lógica da sequência de etapas, tarefas e informações necessárias para concluir um objetivo, incluindo a definição das áreas e servidores por onde tramitará, além de etapas para assinaturas digitais de autorização de ordenadores de despesas e servidores autorizados, adotados pelo Município, incluindo:

Memorando eletrônico é o instrumento destinado a formalizar a comunicação interna e a gestão de documentos entre unidades administrativas, quando se tratar de assuntos simples ou rotineiros, em especial para:

Circular eletrônica é o instrumento destinado a formalizar comunicação interna dirigida a todos os usuários do ambiente digital de gestão documental.

Ofício eletrônico é o instrumento expedido por autoridades por meio do sistema de gestão documental e encaminhado a destinatários externos à Administração Municipal por correio eletrônico, ficando sob responsabilidade do sistema a confirmação de entrega e leitura do documento, quando disponível.

Protocolos eletrônicos iniciados no âmbito do Município serão gerados pelo requerente de forma eletrônica, ou presencialmente no órgão competente, mediante exposição de motivos e juntada de documentos que o fundamentem.

Os documentos ou atos juntados ao processo poderão ser invalidados e/ou revogados, assim como ter a existência de erro material reconhecida pelo órgão, desde que devidamente justificado pela autoridade competente, mediante novo ato processual, sem cancelamento do documento anterior.

Os documentos produzidos no âmbito do ambiente digital e juntados aos processos eletrônicos são considerados originais para todos os efeitos legais.

A responsabilidade pela guarda excessiva ou pelo descarte indevido dos documentos, sejam eletrônicos ou impressos, é do órgão emissor.

Fazer comprovante ao requerente que efetuou o protocolo de forma presencial;

Impressão do documento, na forma da legislação que a exigir;

Juntada a processo administrativo, quando o assunto exigir a juntada do documento.

A exceção prevista no inciso III deste artigo ficará sob responsabilidade do servidor público que juntou o documento no processo administrativo.

O disposto no caput deste artigo não obsta a utilização de outro meio lícito de comprovação da autoria, autenticidade e integridade de documentos digitais, em especial aqueles que utilizem identificação por meio de usuário e senha.

Os documentos nato-digitais assinados eletronicamente na forma deste artigo serão considerados originais, nos termos da lei aplicável.

Salvo disposição legal ou regulamentar em contrário, o ato a ser praticado em prazo determinado será considerado tempestivo se realizado até as 23 (vinte e três) horas e 59 (cinquenta e nove) minutos do último dia do prazo, no horário oficial de Brasília.

Na hipótese prevista no inciso 1º deste artigo, caso o sistema se torne indisponível por motivo técnico, o prazo será automaticamente prorrogado até as 23 (vinte e três) horas e 59 (cinquenta e nove) minutos do primeiro dia útil seguinte ao da retomada da disponibilidade.

Usuários não cadastrados no ambiente digital de gestão documental terão acesso, na forma da lei, a documentos e processos eletrônicos por meio de arquivo em formato digital disponibilizado pelo órgão detentor do documento.

A tramitação no ambiente digital ocorrerá mediante o envio exclusivamente eletrônico do processo ao próximo órgão.

Em caso de erro na tramitação, o órgão que recebeu indevidamente o processo deverá devolvê-lo eletronicamente e imediatamente ao órgão remetente.

Manter em sigilo a senha de acesso ao sistema;

Delegar acesso a outros servidores públicos à caixa de mensagens da unidade;

Encerrar a sessão no ambiente digital sempre que se ausentar do órgão, a fim de evitar acesso indevido;

Comunicar ao administrador da plataforma digital a utilização indevida da caixa de mensagens;

Zelar:

A digitalização de documentos recebidos ou produzidos no âmbito da Administração Pública será acompanhada da conferência da integridade do documento.

A conferência da integridade a que alude o inciso 1º deste artigo deverá registrar se houve exibição de documento original, de cópia autenticada por serviços notariais e de registro, de cópia autenticada administrativamente ou de cópia simples.

Na digitalização de documentos, observar-se‑á o seguinte:

O servidor público que receber documento não digital deverá proceder à sua imediata digitalização, restituindo o original ao interessado.

Na hipótese de ser inviável a digitalização ou a restituição do documento não digital, este ficará sob guarda do órgão da Administração Pública.

O teor e a integridade dos documentos digitalizados são de responsabilidade do interessado, que responderá por eventuais fraudes nos termos da lei.

Os documentos digitalizados enviados pelo interessado terão valor de cópia simples.

A apresentação do original do documento digitalizado será necessária quando a lei expressamente o exigir, ou nas hipóteses previstas nos artigos 15 e 16 deste Decreto.

O ambiente digital estará disponível 24 (vinte e quatro) horas por dia, ininterruptamente, ressalvados os períodos de indisponibilidade em razão de manutenção programada ou por motivo técnico.

As manutenções programadas no ambiente digital, mencionadas no parágrafo 1º deste artigo, serão informadas com antecedência em página própria no Portal do Município na Internet e realizadas, preferencialmente, no período da 0 (zero) hora dos sábados às 6 (seis) horas da segunda‑feira, ou da 0 (zero) hora às 6 (seis) horas nos demais dias da semana.

Propor políticas, estratégias, ações, procedimentos e técnicas de preservação e segurança digital;

Assegurar a implantação, a gestão, a manutenção e a atualização contínua do ambiente digital de gestão documental;

Propor a edição de normas que se fizerem necessárias para o ambiente digital de gestão documental;

Propor metodologia e orientar os órgãos e entidades da Administração Pública no processo de modelagem de documentos digitais e na definição de padrões de formato e conteúdo;

Propor e zelar pela observância das regras de negócio na parametrização e aprimoramento tecnológico de soluções;

Controlar os riscos decorrentes da degradação do suporte, da obsolescência tecnológica e da dependência de fornecedor ou fabricante;

Promover a articulação e o alinhamento de ações estratégicas relativas ao Projeto Papel Zero, em conformidade com a política municipal de arquivos e gestão documental;

Analisar propostas apresentadas por órgãos da Administração Pública relativas ao ambiente digital de gestão documental, emitindo parecer técnico conclusivo;

Disciplinar a produção de documentos ou processos híbridos e aprovar os critérios técnicos a serem observados no procedimento de digitalização;

Manifestar‑se, quando provocado, sobre hipóteses não disciplinadas neste Decreto, relativas ao ambiente digital de gestão documental;

Decidir quais servidores e autoridades públicas terão direito a certificado digital fornecido pela Prefeitura Municipal.

A distribuição de certificados digitais será realizada na medida da necessidade e da implantação das funcionalidades tecnológicas que exijam o seu uso.

A Prefeitura promoverá nova emissão do certificado digital sempre que houver expiração do respectivo prazo de validade.

O certificado digital é de uso pessoal, intransferível e hábil a produzir efeitos legais em todos os atos nos quais vier a ser utilizado, dentro ou fora da Prefeitura Municipal.

A utilização do certificado digital para qualquer operação implica não repúdio, não podendo o detentor negar a autoria da operação nem alegar que tenha sido praticada por terceiro.

O não repúdio de que trata o parágrafo 2º deste artigo se aplica também às operações efetuadas entre o período de solicitação da revogação ou suspensão do certificado e a respectiva inclusão na lista de certificados revogados publicada pela autoridade certificadora.

Apresentar tempestivamente, à autoridade certificadora, a documentação necessária à emissão do certificado digital;

Estar de posse do certificado digital para o desempenho de atividades profissionais que requeiram o uso deste;

Solicitar a imediata revogação do certificado em caso de inutilização, conforme procedimentos definidos;

Alterar imediatamente a senha de acesso ao certificado em caso de suspeita de seu conhecimento por terceiro;

Observar diretrizes definidas para criação e utilização de senhas de acesso ao certificado;

Manter a mídia de armazenamento dos certificados digitais em local seguro e com proteção física contra acesso indevido, descargas eletromagnéticas, calor excessivo e outras condições ambientais que representem risco à integridade dessas mídias;

Solicitar fornecimento de nova mídia ou certificado digital nos casos de inutilização, revogação ou expiração da validade do certificado;

Verificar periodicamente a data de validade do certificado e solicitar tempestivamente a emissão de novo certificado, conforme orientações publicadas.

A prática de atos assinados eletronicamente importará aceitação das normas regulamentares e da responsabilidade pela utilização indevida da assinatura eletrônica.

A vacância do quadro de pessoal não implica recolhimento, pela Prefeitura Municipal, do certificado digital e da respectiva mídia de armazenamento anteriormente distribuídos ao usuário interno.

Cumprir as normas e diretrizes estabelecidas para cada processo;

Não revelar, fora do âmbito profissional, fato ou informação de qualquer natureza de que tenha conhecimento por força de suas atribuições, salvo por decisão competente na esfera legal;

Manter a cautela necessária na utilização do ambiente digital, a fim de evitar que pessoas não autorizadas tenham acesso às informações restritas contidas no software;

Encerrar a sessão de uso no ambiente digital ou bloquear a estação de trabalho sempre que se ausentar do computador, evitando a possibilidade de uso indevido por pessoas não autorizadas;

Evitar o uso de senhas compostas de elementos facilmente identificáveis por possíveis invasores, tais como nome do próprio usuário, nome de membros da família, datas, números de telefone, letras e números repetidos, entre outros;

Responder pelas consequências decorrentes de ações ou omissões que possam pôr em risco ou comprometer o sigilo de sua senha ou das transações em que esteja habilitado.

É de responsabilidade dos titulares dos órgãos comunicar imediatamente ao administrador da plataforma do órgão o afastamento de usuários internos, promovendo a alteração de seu perfil e/ou a sua lotação, ou ainda a inativação/exclusão do usuário em caso de desligamento.

A apresentação dos originais dos documentos digitalizados enviados na forma do caput deste artigo será necessária somente quando regulamentação específica o exigir.

O teor e a integridade dos documentos enviados na forma do caput deste artigo são de responsabilidade do usuário externo, o qual responderá por eventuais adulterações ou fraudes nos termos da legislação civil, penal e administrativa.

A impugnação da integridade do documento digital, mediante alegação de adulteração ou fraude, dará início à diligência para a verificação do documento objeto da controvérsia.

O Município poderá exigir, a seu critério, até que decaia o direito de rever os atos praticados no processo, a exibição, no prazo de até 5 (cinco) dias úteis, do original em papel de documento digitalizado no âmbito do Município ou enviado por usuário externo por meio de processo eletrônico.